Рахунок–фактура – Документ, що підтверджує фактичне відвантаження товару або надання послуг та їх вартість. Рахунок–фактура застосовується лише для податкового обліку ПДВ. Накладна – первинний документ, що підтверджує передачу товарно-матеріальних цінностей від однієї особи до іншої.
УПД загалом призначений для заміни комплекту передавального документа (накладної, акта приймання-передачі, акта виконаних робіт) з рахунком-фактурою – тоді він має статус «1». Також УПД може замінювати лише передавальний документ — тоді він має статус «2», а рахунок-фактура виставляється окремо.
Рахунок–фактура – Це основний обліковий документ, що підтверджує факт відвантаження товару постачальником або надання послуг за встановленою вартістю. Підписаний документ означає, що замовлення покупцем отримано в повному обсязі і що до постачальника немає жодних претензій.
УПД -Універсальний передаточний документ. Він один у собі несе функції та товарної накладний, та рахунки-фактури, і даних про транспортування. Товарна накладна-це тільки товарна накладна.