Головна роль документа у широкому значенні – зберегти інформацію про діяльність людини. На будь-якому з доступних носіїв можна залишити конкретні дані і їх отримає (прочитає, розпізнає) більшість людей, що належать даній культурі.
Документ у суспільстві виконує завдання впорядкування інформаційних зв'язків, таким чином, у суспільстві загалом він виконує роль організатора соціальних процесів. Другий рівень – окрема організація, підприємство. На підприємстві документ виступає як засіб зв'язку між основними компонентами системи.
Навіщо потрібен електронний документообіг? Щоб прискорити обмін документами, заощаджувати час, швидко надіслати, отримати та знайти потрібний документ. Усі електронні документи фіксуються в єдиному журналі, в якому можна простежити весь шлях: від їх створення чи отримання до узгодження з конкретними особами та надсилання.
Інформаційна функція обумовлена тим, що в документі відбувається матеріалізація інформації та вона властива всім без винятку документам, незалежно від способу їх виготовлення та носія інформації, тому що необхідність фіксувати інформацію – причина появи будь-якого документа.